Vaga – Assistente Administrativa (Bureau Veritas)

Company: Bureau Veritas

Principais Objetivos da Função
Prestação de Serviços de Suporte Administrativo, Financeiro, Comercial, Logístico e de Recursos Humanos.
Responsabilidades & Deveres
Deveres da função

Reporte para o Gestor de Meio Ambiente e Higiene Ocupacional

Dar suporte a equipe técnica na coordenação de actividades, gestão de viagens e acomodação e prestação de contas pós viagem
Solicitar cotações para fornecimento de materiais de laboratório de água e materiais de higiene ocupacional
Solicitação e controle de processos de compras, criação e emissão de PO´s
Preparação de apresentações com indicadores da BU
Gestão da logística das amostras de água e higiene ocupacional (envio para os laboratórios, recolha dos materiais dos laboratórios
Elaboração de cotações e propostas técnicas e comerciais para fornecimento de serviços
Gestão de custos da BU
Gestão dos custos operacionais bem como monitoramento das despesas por serviço prestado
Fazer o controle dos ASO´s médicos dos membros da equipe da BU e solicitar a realização de exames médicos quando expirados
Coordenação administrativa com os clientes aquando da realização de serviços.
Criação de oportunidades e actualização das mesmas no sistema Sales Force
Gestão do arquivo físico e eletrónico da BU
Controle das justificações das despesas de viagem dos colaboradores da BU
Deveres contabilísticos básicos envolvendo correspondência de encomenda, entrega e papelada de fatura envio de documentos para o Departamento de Finanças
Desempenhar outras funções relacionadas, conforme necessário.
Outros deveres.
Responsabilidades Ambientais
Praticar a colecta selectiva de resíduos nos laboratórios e escritórios
Eliminar os resíduos de forma responsável
Reportar de imediato todos os incidentes ambientais à Gestão directa ou ao Gestor de SSMA ou logo que razoavelmente possível
Utilizar os recursos naturais de forma responsável
Participar em todos os exercícios de emergência ambiental
Realizar trabalhos com os requisitos específicos do cliente e aderir às regras do cliente (se aplicável)
Participar e contribuir para o registo de aspecto e impacto ambiental na BU
Compreender, implementar e garantir o cumprimento dos requisitos legais de Meio Ambiente plasmados na legislação Moçambicana aplicáveis a BU.

Segurança
Conhecer a política e objectivos de segurança da Empresa.
Estar familiarizado com os requisitos de segurança estabelecidos no manual de segurança da Empresa.
Notificar e/ou retificar qualquer prática insegura reconhecida por qualquer pessoa.
Identificar e reportar ao Departamento de QHSE os riscos e perigos associados às tarefas executadas ou no ambiente de trabalho
Garantir que os equipamentos elétricos portáteis são utilizados e montados de forma a não comprometer a segurança do escritório
Garantir que os caminhos e acessos sejam mantidos afastados dos obstáculos que restringem o tráfego
Reportar todos os incidentes e acidentes para a gestão imediatamente e o mais breve possível
Cuidar da sua própria saúde e segurança enquanto realiza as actividades sob sua responsabilidade
Realizar trabalhos com os requisitos específicos do cliente e aderir às regras do cliente (se aplicável)
Participar nos treinamentos de segurança, diálogos de saúde e segurança, Inspecções e caminhadas de segurança bem como no treinamento de emergência
Participar e contribuir para o registo de riscos e perigos na sua área de actuação
Compreender, implementar e garantir o cumprimento dos requisitos legais de Higiene, Saúde e Segurança Ocupacional plasmados na legislação Moçambicana aplicáveis a BU
Manter um elevado padrão de limpeza e organização no ambiente de trabalho bem como aplicação de melhores práticas.
Indicadores de Performance (KPI’s)

Número de ordens de trabalho alteradas devido ao erro.
Controle de custos do departamento
Relatórios de performance da área
Assiduidade, limpeza e organização
Ambiente de trabalho seguro

Avançadas habilidades do MS Office com especial ênfase no MS Excel, Powerpoint, Word e Outlook
Experiência em processos de compras, pedidos de cotações, facturação de serviços entre outros
Principais Desafios

Responder aos requisitos a tempo
Minimizar a repetição e os erros
Cumprimento dos procedimentos de Qualidade, Saúde e Segurança
Principais Habilidade

Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita com forte capacidade gramatical
Capacidade de comunicar com colegas, técnico sénior de laboratório e clientes
Capacidade de operar folhas de cálculo e programas de processamento de palavras a un nível proficiente, incluindo a capacidade de preparar relatório, propostas, políticas e procedimentos
Relações públicas eficazes e competências de expressão pública
Capacidade de trabalhar sob pressão com fortes capacidadesorganizacionais
Imagem profissional forte
Principais Comportamentos e Competências

Compromisso com os Valores Fundamentais da Empresa, Código de Ética e “3 Absolutos